Dla sponsorów, CRO i ośrodkówFor sponsors, CROs and sites
Zbieramy formularze z ośrodków, sprawdzamy koszty, przygotowujemy zestawienia do akceptacji sponsora i wypłacamy pacjentom zwroty przelewem lub przekazem pocztowym. Badacz i koordynator nie zajmują się pieniędzmi.We collect forms from sites, check the costs, prepare statements for sponsor approval and pay participants by bank transfer or postal order. Investigators and coordinators don't have to handle money.
| Nr skriningowyScreening no. | WizytaVisit | DataDate | ZwrotAmount |
|---|---|---|---|
| 109-004 | V7 | 10.11.2026 | 92,25 zł |
| 109-011 | V3 | 12.11.2026 | 148,60 zł |
| 109-015 | V5 | 13.11.2026 | 64,00 zł |
| RazemTotal | 304,85 zł | ||
Jak działamyHow it works
Uczestnik raz, na początku badania, wypełnia formularze zgody i danych do wypłaty. Po każdej wizycie wystarcza jeden formularz kosztów.Participants fill in the consent and payout-details forms once, at the start of the study. After each visit one cost form is enough.
Zgoda na przetwarzanie danych ZK-01 i dane do wypłaty ZK-04 – jednorazowo. Przekazywane papierowo, skanem na e-mail albo przez portal.Data processing consent ZK-01 and payout details ZK-04 – once. Sent on paper, scanned by e-mail or through the portal.
Formularz ZK-03 z biletami i rachunkami, potwierdzony przez ośrodek – papierowo, skanem na e-mail albo przez portal.Form ZK-03 with tickets and receipts, confirmed by the site – on paper, scanned by e-mail or through the portal.
Na bieżąco, po wpłynięciu formularzy, weryfikujemy koszty z limitami badania i przygotowujemy zestawienie do akceptacji.As forms come in, we check costs against the study limits and prepare a statement for approval.
Sponsor lub CRO akceptuje zestawienie – w portalu albo mailem – i przekazuje środki.The sponsor or CRO approves the statement – in the portal or by e-mail – and transfers the funds.
Wypłacamy po otrzymaniu środków od sponsora albo z zaliczki wpłaconej wcześniej. Uczestnik dostaje zwrot przelewem albo przekazem pocztowym, a ośrodek widzi status.We pay out once the sponsor's funds arrive, or from an advance paid earlier. The participant receives a bank transfer or postal order, and the site can see the status.
DokumentyDocuments
Ośrodek wybiera wygodny sposób, zgodny z umową badania. Można je łączyć.The site chooses whichever suits it, in line with the study agreement. They can be combined.
PapierPaper
Ośrodek przesyła do nas wypełnione formularze w formie papierowej.The site sends us the completed forms on paper.
E-mailE-mail
Skany lub zdjęcia formularzy na zwrot.kosztow@clinops.pl. Pliki z danymi uczestników najlepiej w archiwum z hasłem przekazanym osobno.Scans or photos of the forms to zwrot.kosztow@clinops.pl. Files with participant data preferably in a password-protected archive, with the password sent separately.
PortalPortal
Koordynator wpisuje wizytę i dodaje skan ZK-03. Plik jest szyfrowany od razu, a status zgłoszenia widać w portalu.The coordinator enters the visit and adds the ZK-03 scan. The file is encrypted at once and the status is visible in the portal.
Portal T-And-C.plT-And-C.pl portal
Portal jest wliczony w opłatę za rozliczoną wizytę. Konta zakładamy na zaproszenie, dla wskazanych osób z ośrodka i od sponsora.The portal is included in the per-visit fee. Accounts are created by invitation for named people at the site and the sponsor.
Zgłasza wizytę: numer skriningowy, numer i datę wizyty, skan ZK-03. Widzi, czy zgłoszenie przyjęto i czy zwrot wypłacono.Submits a visit: screening number, visit number and date, ZK-03 scan. Sees whether it was accepted and paid out.
Akceptuje zestawienia zbiorczo albo odrzuca je z komentarzem. Powiadomienie o nowych zestawieniach przychodzi mailem.Approves statements in bulk or rejects them with a comment. New statements are announced by e-mail.
Sprawdza koszty, przygotowuje zestawienia i noty, wypłaca zwroty uczestnikom.Reviews costs, prepares statements and debit notes, pays participants.
ZakresScope
Pociąg, autobus, komunikacja miejska, samochód prywatny według stawki za kilometr, parkingi i autostrady.Train, bus, public transport, private car at a per-km rate, parking and motorway tolls.
Rozliczamy faktury za hotele i posiłki, także dla opiekunów uczestników małoletnich.We settle hotel and meal invoices, including for guardians of minor participants.
Zakup leków i inne koszty przewidziane w umowie badania. Zwroty dla badaczy i koordynatorów za spotkania badaczy.Medicines and other costs set out in the study agreement. Investigator and coordinator travel for investigator meetings.
Działamy jako administrator albo podmiot przetwarzający – zgodnie z umową ze sponsorem.We act as controller or processor, as set out in the agreement with the sponsor.
Gdy wymagają tego przepisy, przygotowujemy roczne informacje PIT-11.Where required by law, we prepare annual PIT-11 tax statements.
Pracujemy dla firm z Polski, Europy i USA. Dokumenty i zestawienia po polsku i angielsku.We work for companies from Poland, Europe and the USA. Documents and statements in Polish and English.
KlienciClients
Od 2014 roku 336 badań klinicznych dla 29 zleceniodawców: 167 aktywnych i 169 zakończonych.Since 2014: 336 clinical trials for 29 clients – 167 active and 169 completed.
KontaktContact
Podaj numer protokołu, liczbę uczestników i ośrodków, czas trwania badania oraz rodzaje kosztów do zwrotu. Odpowiemy z ofertą i wzorem umowy.Send us the protocol number, number of participants and sites, study duration and the types of costs to reimburse. We will reply with an offer and a draft agreement.
Pytania o status zwrotu dla konkretnego uczestnika: tylko od ośrodka lub sponsora, z numerem protokołu i numerem skriningowym – bez imienia i nazwiska.Questions about a specific participant's reimbursement: only from the site or sponsor, with the protocol number and screening number – no names.